Ti minutter for arbeidsmiljøet

Da Bjarne Dahl startet som ny enhetsleder for Alderspsykiatrisk poliklinikk sommeren 2022, ventet resultatene fra forbedringsundersøkelsen som hans første arbeidsoppgave. Dahl skjønte fort at han raskt måtte ta tak; arbeidsmiljøet hadde ikke sett sola på en god stund.

Som erfaren leder fikk han på plass et verneombud (tidligere verneombud sluttet akkurat da enhetslederen startet), og en HMS-gruppe (bestående av leder, verneombud, kvalitetsrådgiver og tillitsvalgte). Laila Pran tok verneombud-rollen; som ansatt i poliklinikken i 22 år, hadde hun god innsikt i hvor skoen trykket.

Suksess med personalmøter

– Videre utarbeidet HMS-gruppa en plan for gjennomgang av resultatene i undersøkelsen. Vi lagde en handlingsplan med tiltak og frister. Det var også viktig for de ansatte at det ble skrevet en rapport som sykehusledelsen ble orientert om. Videre brukte vi personalmøtene til informasjon om hvordan vi lykkes med å løse de ulike tiltakene, noe vi fremdeles jobber med, forteller Dahl.

Det skal sies at enheten nettopp hadde gjennomgått en omfattende flytteprosess rett før forbedringsundersøkelsen, og utfallet av flyttingen ga stort utslag på resultatene.

Suksessfaktoren for å snu trenden, var å sette av tid til å møtes for å prate. På hvert personalmøte etablerte Dahl og Pran «Vernehjørnet», der Pran kunne dele saker som verneombud, og de ansatte kunne ta opp stort og smått.

– Det måtte gå seg til litt før de ansatte åpnet opp, men da det først løsnet, løsnet det skikkelig. Da var det som at hele enheten senket skuldrene et hakk fordi det var et så stort behov for å dele og diskutere, sier Dahl.

Vernehjørnet bar frukter; flere synergimeldinger ble registrert og stemningen i poliklinikken var litt lettere. Det var fortsatt mye frustrasjon over flytteprosessens bivirkninger, men det ble litt enklere å håndtere da kulturen snudde fra holde irritasjonen inne til å snakke om det og melde uønskede hendelser.

Det handler om tillit

– Mye handler om tillit. Vi har jobbet mye med å stole på at det lønner seg å si ifra, at det tas på alvor. Det har vært en del kommentarer rundt hvorvidt avvikene når oppover, om de som trenger å vite om avvikene får vite om dem, og følgelig gjør noe, sier Dahl.

Enheten jobber systematisk med HMS-arbeidet ved å følge årshjulet og handlingsplanen på HMS-møtene, og orienterer og drøfter med de ansatte på personalmøtene.

– Det er ikke bare dramatiske hendelser og uoverensstemmelser som er verdt å melde om. Er du godt fornøyd med arbeidsmiljøet, er også det viktig å melde. Undersøkelsen skaper et rom der kolleger kan snakke om hvordan en har det på jobb. Om en har det bra på jobb, snakk om hvorfor det er bra – hva er det dere gjør som fungerer? Om det settes ord på, er det også enklere å opprettholde, understreker Pran.

Temaet «opplevd lederatferd»

Et av temaene i forbedringsundersøkelsen er «opplevd lederatferd».

– Som leder er jeg opptatt av hvordan slike undersøkelser påvirker deg som leder. Hva om en får en lav skår som leder i forbedringsundersøkelsen, hvordan håndterer en det? Det ene aspektet er at det er en tung tilbakemelding å få, så hvordan takle det? Det andre er hva en konkret må gjøre for å jobbe med tilbakemeldingene for å utvikle seg som leder, påpeker Dahl.

Sammen om ForBedring

I år er tre av sykehusets klinikker i pilot for Sammen om ForBedring: klinikkene medisin, anestesi og kirurgi og medisinsk service. Sammen om ForBedring er prosess-støtte i form av verktøy som hjelper lederne til å forberede, gjennomføre og ikke minst følge opp ForBedringsundersøkelsen.

Forbedringsarbeid pågår hele året

Sykehuset har et årshjul med aktiviteter og oppgaver knyttet til HMS (helse, miljø og sikkerhet). Hjulet viser at arbeidet med forbedring pågår året rundt, og ansvaret ligger hos oss alle. Uønskede hendelser skal meldes inn i Synergi (sykehusets rapporteringssystem). Alle synergimeldinger skal leses og vurderes.

Utenom å rapportere hendelser, er det viktig å være klar over de andre ressursene som er til for at du skal få det bedre på jobb. Vernetjenesten, Arbeidsmiljøutvalget og Bedriftshelsetjenesten er organiserte grupper, som er til for alle ansatte. Her er Vernetjenesten verdt å merke seg, som omfatter mer enn brannvernrunder. Om det er hendelser eller annet du ikke ønsker å ta opp med lederen din, er verneombudet og tillitsvalgte en god ressurs. Kontakt dem heller en gang for mye enn å la være.

Hva kan du ta opp med verneombud og tillitsvalgte?